Datenschutzerklärung

§1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 („DSGVO") ist:
   • Sitz: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa
   • NIP (Steuernummer): 1230850240, REGON: 015874032
   • eingetragen im Zentralregister und Informationssystem über die wirtschaftliche Tätigkeit (CEIDG)
   • nachstehend als „Verantwortlicher" oder „WLR Apartments" bezeichnet.
2. Der Verantwortliche kann kontaktiert werden:
   • E-Mail: rodo@wlrapartments.pl
   • Telefon: +48 602 221 241
   • postalisch: an die oben angegebene Anschrift des Sitzes.
3. Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. In allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte unter der oben angegebenen E-Mail-Adresse.

§2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1. Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
   1. Abschluss und Durchführung des Kurzzeitmietvertrags (Buchung des Apartments, Abwicklung des Aufenthalts, Kontakt in Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Buchung) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags);
   2. Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten, einschließlich der Ausstellung von Umsatzsteuerrechnungen, namentlichen Quittungen sowie der Übermittlung von Rechnungen an das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Gesetz über die Steuer auf Waren und Dienstleistungen sowie dem Rechnungslegungsgesetz;
   3. Abwicklung von Online-Zahlungen (Przelewy24: Karte, BLIK, Sofortüberweisung) sowie Zahlungen mit Bitcoin — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
   4. Bearbeitung von Reklamationen und Geltendmachung etwaiger Ansprüche im Zusammenhang mit dem Vertrag — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen);
   5. Marketing für eigene Dienstleistungen (Newsletter, Sonderangebote, Treueprogramme) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden;
   6. Statistik, Analyse, ordnungsgemäßer Betrieb der Website und Cookie-Verwaltung — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung — bei anderen als unbedingt erforderlichen Cookies);
   7. Gewährleistung der Sicherheit des Aufenthalts und des Eigentums (z. B. Überprüfung eines Ausweisdokuments beim Check-in) — Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
2. Die Angabe der Daten im Buchungsformular ist freiwillig, jedoch für den Abschluss und die Durchführung des Mietvertrags erforderlich. Ohne Angabe der Kontaktdaten ist es nicht möglich, die Buchung zu bestätigen oder in dieser Angelegenheit zu kommunizieren.

Zusammenfassung — Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer:

§3. Umfang der verarbeiteten Daten

1. Im Rahmen des Buchungsvorgangs erheben wir die folgenden Daten:
   • Vor- und Nachname;
   • E-Mail-Adresse;
   • Telefonnummer einschließlich der Landesvorwahl;
   • Wohnsitzland;
   • Anzahl der Gäste, voraussichtliche Ankunfts- und Abreisezeit;
   • optional — Anmerkungen zur Buchung.
2. Bei Auswahl der Option Umsatzsteuerrechnung erheben wir zusätzlich:
   • NIP (Steuernummer), Firmenname, Anschrift des Sitzes (Straße, Postleitzahl, Ort);
   • E-Mail-Adresse für den Versand der Rechnung;
   • optional — Empfängerdaten für das KSeF (Name, Anschrift, NIP/interne ID).
3. Bei Auswahl einer namentlichen Quittung erheben wir:
   • Vor- und Nachname;
   • Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort);
   • E-Mail-Adresse für den Versand der Quittung.
4. Beim Check-in prüfen wir die Übereinstimmung der Daten mit dem Ausweisdokument (Personalausweis, Reisepass). Wir fertigen keine Kopien oder Scans der Dokumente an — wir vermerken lediglich die Übereinstimmung mit den bei der Buchung angegebenen Daten.
5. Zahlungsdaten (Kartennummer, Bankkontodaten) werden nicht gespeichert durch den Verantwortlichen — sie werden ausschließlich durch den Zahlungsdienstleister Przelewy24 (PayPro S.A.) gemäß dessen Datenschutzerklärung verarbeitet.
6. Im Falle von Bitcoin-Zahlungen speichern wir lediglich die öffentliche Kennung der Transaktion (TXID) sowie die Adresse der Empfänger-Wallet, zu Buchhaltungszwecken und zur Zahlungsbestätigung.

§4. Empfänger der Daten

1. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:
   • Zahlungsdienstleister: Przelewy24 — PayPro S.A. mit Sitz in Poznań (Abwicklung von Zahlungen per Karte, BLIK und Sofortüberweisung);
   • Buchhaltungsbüro, das den Verantwortlichen betreut — in dem Umfang, der erforderlich ist, um die Buchführung zu führen und Buchhaltungsbelege auszustellen;
   • Nationales System für elektronische Rechnungen (KSeF) des Finanzministeriums — im Falle der Ausstellung einer Umsatzsteuerrechnung;
   • IT-Dienstleister: Hosting, E-Mail, Buchungssystem, Analyse, Kommunikationswerkzeuge (auf der Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen — Art. 28 DSGVO);
   • Kurier- und Postunternehmen — sofern es erforderlich ist, Dokumente oder im Apartment zurückgelassene Gegenstände zu versenden;
   • Anwaltskanzlei und Inkassobüro — im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen;
   • Behörden (Finanzamt, Gerichte, Polizei, Staatsanwaltschaft) — ausschließlich in dem Umfang und auf den Grundlagen, die gesetzlich vorgeschrieben sind.
2. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte.

§5. Speicherdauer der Daten

1. Wir verarbeiten Ihre Daten für die nachstehend angegebenen Zeiträume:
   • Buchungsdaten und Gästedaten — für die Dauer der Durchführung des Vertrags und für die Verjährungsfrist der sich aus dem Vertrag ergebenden Ansprüche (grundsätzlich bis zu 6 Jahre — Art. 118 des Zivilgesetzbuchs);
   • Daten auf Rechnungen und Quittungen — für einen Zeitraum von 5 Jahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde (Art. 86 § 1 der Abgaben­ordnung);
   • Zu Marketingzwecken verarbeitete Daten — bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur Einlegung eines Widerspruchs;
   • Daten in Cookies — gemäß der Lebensdauer der jeweiligen Datei (von einer einzelnen Sitzung bis zu 24 Monaten, je nach Art);
   • E-Mail-Korrespondenz, Kontaktformulare — bis zu 3 Jahre ab der letzten Interaktion.
2. Nach Ablauf der angegebenen Zeiträume werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

§6. Rechte der betroffenen Person

1. Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
   • Auskunftsrecht — Sie können Auskunft darüber erhalten, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und eine Kopie davon erhalten (Art. 15 DSGVO);
   • Recht auf Berichtigung — Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO);
   • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") — vorbehaltlich der Daten, deren Verarbeitung sich aus einer rechtlichen Verpflichtung ergibt (z. B. Daten auf Umsatzsteuerrechnungen) (Art. 17 DSGVO);
   • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
   • Recht auf Datenübertragbarkeit — hinsichtlich der Daten, die auf der Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags mit automatisierten Mitteln verarbeitet werden (Art. 20 DSGVO);
   • Widerspruchsrecht — gegen die auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO); im Falle des Marketings ist der Widerspruch bedingungslos;
   • Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit — ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
   • Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde — dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen.
2. Um eines der oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter der in §1 angegebenen E-Mail-Adresse des Verantwortlichen. Wir antworten ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags.

§7. Cookies und ähnliche Technologien

1. Die Website verwendet Cookies — kleine Textdateien, die auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden. Wir unterteilen sie in:
   • Notwendige — erforderlich für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website (Aufrechterhaltung der Sitzung, Buchungskorb, Sicherheit). Sie bedürfen keiner Einwilligung;
   • Funktionale — sie speichern die Präferenzen des Nutzers (Währung, Sprache, Formulareinstellungen);
   • Analytische — anonyme Besucherstatistiken (z. B. Google Analytics);
   • Marketing — verwendet zur Personalisierung von Werbung und zur Messung ihrer Wirksamkeit (z. B. Facebook Pixel, Google Ads).
2. Die Einwilligung in andere als notwendige Cookies wird über das Cookie-Banner eingeholt, das beim ersten Besuch angezeigt wird. Sie können jederzeit:
   • Ihre Einwilligung über das Cookie-Einstellungsfeld auf der Website ändern;
   • sie über die Einstellungen Ihres Browsers widerrufen (Anleitungen für die gängigsten Browser finden Sie auf deren Hilfeseiten);
   • sie löschen — indem Sie die Cookies über Ihren Browser entfernen.
3. Die Deaktivierung notwendiger Cookies kann zu einer Fehlfunktion der Website führen, insbesondere die Durchführung einer Buchung unmöglich machen.

§8. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

1. Grundsätzlich werden Ihre Daten innerhalb des Europäischen Wirtschafts­raums verarbeitet.
2. Einige der von uns genutzten Werkzeuge (z. B. Analyse- oder Marketingdienste, die von Stellen aus den USA bereitgestellt werden) können zur Übermittlung von Daten außerhalb des EWR führen. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung:
   • auf der Grundlage eines Beschlusses der Europäischen Kommission, der ein angemessenes Schutzniveau feststellt (z. B. das EU-US Data Privacy Framework);
   • oder auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden;
   • oder auf der Grundlage anderer in Art. 46 DSGVO vorgesehener Garantien.

§9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

1. Wir treffen Ihnen gegenüber keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden (Art. 22 DSGVO).
2. Im Bereich des Marketings können wir auf Ihre Präferenzen abgestimmte Mitteilungen verwenden (z. B. saisonale Aktionen). Jede solche Mitteilung enthält Informationen über die Möglichkeit der Abmeldung.

§10. Datensicherheit

1. Der Verantwortliche wendet geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an, die den Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten gewährleisten, insbesondere:
   • Verschlüsselung der HTTPS-Verbindung (TLS) auf der Website;
   • Zugangskontrolle zu den Verarbeitungssystemen;
   • regelmäßige Sicherungskopien;
   • Software-Updates und Überwachung von Vorfällen;
   • Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) mit den IT-Dienstleistern.
2. Im Falle der Feststellung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die ein hohes Risiko für die Rechte oder Freiheiten natürlicher Personen zur Folge haben kann, werden wir unverzüglich die betroffenen Personen sowie den Präsidenten der UODO benachrichtigen — gemäß Art. 33–34 DSGVO.

§11. Änderungen der Datenschutzerklärung

1. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist auf der Website verfügbar.
2. Über wesentliche Änderungen informieren wir 14 Tage im Voraus in einer auf der Website sichtbaren Weise oder per E-Mail (sofern wir über Ihre Adresse verfügen).
3. Die Erklärung in ihrer neuen Fassung tritt zu dem in ihrem Inhalt angegebenen Datum in Kraft. Die weitere Nutzung der Website nach diesem Datum gilt als Annahme der Änderungen.

§12. Kontakt

1. In allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte:
   • E-Mail: rodo@wlrapartments.pl
   • Telefon: +48 602 221 241
   • Postanschrift: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa