Privacybeleid

§1. Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens

1. De Verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens in de zin van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (de „AVG") is:
   • vestigingsadres: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa
   • NIP (fiscaal identificatienummer): 1230850240, REGON: 015874032
   • ingeschreven in het Centraal register en informatiesysteem inzake economische activiteit (CEIDG)
   • hierna te noemen de „Verwerkingsverantwoordelijke" of „WLR Apartments".
2. De Verwerkingsverantwoordelijke kan worden gecontacteerd:
   • e-mail: rodo@wlrapartments.pl
   • telefoon: +48 602 221 241
   • per post: naar het hierboven vermelde vestigingsadres.
3. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle aangelegenheden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via het hierboven vermelde e-mailadres.

§2. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

1. Uw persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden verwerkt:
   1. Sluiting en uitvoering van de kortlopende huurovereenkomst (reservering van het appartement, afhandeling van het verblijf, contact in aangelegenheden die verband houden met de reservering) — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b), AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst);
   2. Nakoming van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, met inbegrip van het uitreiken van btw-facturen, facturen op naam en het indienen van facturen bij het Nationaal Systeem voor elektronische facturatie (KSeF) — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder c), AVG in samenhang met de wet inzake de belasting op goederen en diensten en de boekhoudwet;
   3. Afhandeling van onlinebetalingen (Przelewy24: kaart, BLIK, directe overboeking) en betalingen met Bitcoin — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder b), AVG;
   4. Afhandeling van klachten en het instellen van eventuele vorderingen in verband met de overeenkomst — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke);
   5. Marketing van eigen diensten (nieuwsbrief, speciale aanbiedingen, loyaliteitsprogramma's) — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder a), AVG (toestemming); de toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken;
   6. Statistieken, analyse, correcte werking van de website en cookiebeheer — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f), AVG (gerechtvaardigd belang) of art. 6, lid 1, onder a), AVG (toestemming — voor andere dan strikt noodzakelijke cookies);
   7. Waarborging van de veiligheid van het verblijf en van eigendommen (bijv. verificatie van een identiteitsdocument bij het inchecken) — rechtsgrond: art. 6, lid 1, onder f), AVG.
2. Het verstrekken van gegevens in het reserveringsformulier is vrijwillig, maar noodzakelijk om de huurovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Zonder verstrekking van de contactgegevens is het niet mogelijk de reservering te bevestigen of erover te communiceren.

Samenvatting — doel, rechtsgrond en bewaartermijn:

§3. Omvang van de verwerkte gegevens

1. Tijdens het reserveringsproces verzamelen wij de volgende gegevens:
   • voor- en achternaam;
   • e-mailadres;
   • telefoonnummer met landnummer;
   • land van verblijf;
   • aantal gasten, verwachte tijd van aankomst en vertrek;
   • optioneel — opmerkingen bij de reservering.
2. Bij keuze van de optie btw-factuur verzamelen wij aanvullend:
   • NIP (fiscaal identificatienummer), bedrijfsnaam, vestigingsadres (straat, postcode, plaats);
   • e-mailadres voor de verzending van de factuur;
   • optioneel — gegevens van de ontvanger voor het KSeF (naam, adres, NIP/intern ID).
3. Bij keuze van een factuur op naam verzamelen wij:
   • voor- en achternaam;
   • adres (straat, postcode, plaats);
   • e-mailadres voor de verzending van de factuur.
4. Bij het inchecken controleren wij of de gegevens overeenstemmen met het identiteitsdocument (identiteitskaart, paspoort). Wij maken geen kopieën of scans van de documenten — wij noteren uitsluitend de overeenstemming met de bij de reservering verstrekte gegevens.
5. Betaalgegevens (kaartnummer, bankrekeninggegevens) worden niet bewaard door de Verwerkingsverantwoordelijke — zij worden uitsluitend verwerkt door de betaaldienstaanbieder Przelewy24 (PayPro S.A.) overeenkomstig zijn privacybeleid.
6. In het geval van Bitcoin-betalingen bewaren wij uitsluitend de openbare identificatiecode van de transactie (TXID) en het adres van de ontvangende portemonnee, ten behoeve van de boekhouding en de bevestiging van de betaling.

§4. Ontvangers van de gegevens

1. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende categorieën ontvangers:
   • Betaaldienstaanbieder: Przelewy24 — PayPro S.A. met statutaire zetel in Poznań (afhandeling van betalingen met kaart, BLIK en directe overboeking);
   • Boekhoudkantoor dat de Verwerkingsverantwoordelijke bedient — voor zover nodig voor het voeren van de boekhouding en het uitreiken van boekhoudkundige documenten;
   • Nationaal Systeem voor elektronische facturatie (KSeF) van het ministerie van Financiën — in het geval van het uitreiken van een btw-factuur;
   • IT-dienstverleners: hosting, e-mail, reserveringssysteem, analyse, communicatietools (op basis van verwerkersovereenkomsten — art. 28 AVG);
   • Koeriers- en postbedrijven — indien het noodzakelijk is documenten of in het appartement achtergelaten voorwerpen te verzenden;
   • Advocatenkantoor en incassobureau — in het geval van het instellen van vorderingen;
   • Overheidsinstanties (belastingdienst, rechtbanken, politie, openbaar ministerie) — uitsluitend in de mate en op de gronden die door de wet worden vereist.
2. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden voor marketing­doeleinden.

§5. Bewaartermijn van de gegevens

1. Wij verwerken uw gegevens gedurende de hieronder aangegeven termijnen:
   • Reserveringsgegevens en gegevens van de gast — gedurende de uitvoering van de overeenkomst en gedurende de verjaringstermijn van de uit de overeenkomst voortvloeiende vorderingen (in beginsel tot 6 jaar — art. 118 van het Burgerlijk Wetboek);
   • Gegevens op facturen en bonnen — gedurende een periode van 5 jaar te rekenen vanaf het einde van het boekjaar waarin het document is uitgereikt (art. 86, § 1, van de Belasting­ordonnantie);
   • Voor marketingdoeleinden verwerkte gegevens — tot de intrekking van de toestemming of het instellen van een bezwaar;
   • Gegevens in cookies — overeenkomstig de levensduur van het betreffende bestand (van één enkele sessie tot 24 maanden, afhankelijk van het type);
   • E-mailcorrespondentie, contactformulieren — tot 3 jaar na de laatste interactie.
2. Na het verstrijken van de aangegeven termijnen worden de gegevens gewist of geanonimiseerd.

§6. Rechten van de betrokkene

1. In verband met de verwerking van persoonsgegevens komen u de volgende rechten toe:
   • Recht op inzage — u kunt informatie verkrijgen over de vraag of wij uw gegevens verwerken en een kopie daarvan ontvangen (art. 15 AVG);
   • Recht op rectificatie — u kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens of aanvulling van onvolledige gegevens (art. 16 AVG);
   • Recht op gegevenswissing („recht op vergetelheid") — onder voorbehoud van gegevens waarvan de verwerking voortvloeit uit een wettelijke verplichting (bijv. gegevens op btw-facturen) (art. 17 AVG);
   • Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
   • Recht op gegevensoverdraagbaarheid — met betrekking tot gegevens die op basis van toestemming of een overeenkomst langs geautomatiseerde weg worden verwerkt (art. 20 AVG);
   • Recht van bezwaar — tegen verwerking die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke (art. 21 AVG); in het geval van marketing is het bezwaar onvoorwaardelijk;
   • Recht om de toestemming in te trekken op elk moment — zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden (art. 7, lid 3, AVG);
   • Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit — de Voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen.
2. Om een van bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het in §1 vermelde e-mailadres van de Verwerkingsverantwoordelijke. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek.

§7. Cookies en soortgelijke technologieën

1. De website maakt gebruik van cookies — kleine tekstbestanden die op het apparaat van de gebruiker worden opgeslagen. Wij verdelen ze in:
   • Noodzakelijke — vereist voor de correcte werking van de website (handhaving van de sessie, reserveringsmandje, beveiliging). Zij vereisen geen toestemming;
   • Functionele — onthouden de voorkeuren van de gebruiker (valuta, taal, formulierinstellingen);
   • Analytische — anonieme verkeersstatistieken (bijv. Google Analytics);
   • Marketing — gebruikt om advertenties te personaliseren en de doeltreffendheid ervan te meten (bijv. Facebook Pixel, Google Ads).
2. Toestemming voor andere dan noodzakelijke cookies wordt verkregen via de cookiebanner die bij het eerste bezoek wordt weergegeven. U kunt te allen tijde:
   • uw toestemming wijzigen via het cookie-instellingenpaneel op de website;
   • deze intrekken via de instellingen van uw browser (instructies voor de meest populaire browsers zijn beschikbaar op hun helppagina's);
   • deze wissen — door de cookies vanuit uw browser te verwijderen.
3. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan een onjuiste werking van de website veroorzaken, en in het bijzonder het maken van een reservering onmogelijk maken.

§8. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

1. In beginsel worden uw gegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.
2. Sommige van de tools die wij gebruiken (bijv. analyse- of marketingdiensten die worden geleverd door entiteiten uit de VS) kunnen leiden tot de doorgifte van gegevens buiten de EER. In dat geval vindt de doorgifte plaats:
   • op basis van een besluit van de Europese Commissie waarin een passend beschermingsniveau wordt vastgesteld (bijv. het EU-VS-kader voor gegevensbescherming);
   • of op basis van modelcontractbepalingen (SCC) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie;
   • of op basis van andere in art. 46 AVG voorziene waarborgen.

§9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

1. Wij nemen ten aanzien van u geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen (art. 22 AVG).
2. In het kader van marketing kunnen wij op uw voorkeuren afgestemde berichten gebruiken (bijv. seizoensgebonden promoties). Elke dergelijke communicatie bevat informatie over de mogelijkheid om u uit te schrijven.

§10. Gegevensbeveiliging

1. De Verwerkingsverantwoordelijke past passende technische en organisatorische maatregelen toe die de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens waarborgen, in het bijzonder:
   • versleuteling van de HTTPS-verbinding (TLS) op de website;
   • toegangscontrole tot de verwerkingssystemen;
   • regelmatige back-ups;
   • software-updates en monitoring van incidenten;
   • verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG) met de IT-dienstverleners.
2. In geval van vaststelling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die kan leiden tot een hoog risico voor de rechten of vrijheden van natuurlijke personen, zullen wij onverwijld de betrokkenen en de Voorzitter van de UODO daarvan in kennis stellen — overeenkomstig art. 33–34 AVG.

§11. Wijzigingen van het privacybeleid

1. De actuele versie van het Privacybeleid is beschikbaar op de website.
2. Wij informeren u 14 dagen van tevoren over belangrijke wijzigingen op een op de website zichtbare wijze of per e-mail (indien wij over uw adres beschikken).
3. Het Beleid in zijn nieuwe bewoording treedt in werking op de in de inhoud ervan aangegeven datum. Voortgezet gebruik van de website na die datum betekent aanvaarding van de wijzigingen.

§12. Contact

1. Voor alle aangelegenheden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:
   • e-mail: rodo@wlrapartments.pl
   • telefoon: +48 602 221 241
   • postadres: Al. Jerozolimskie 125/127, 02-017 Warszawa